De officiële taakomschrijving van een projectleider beslaat meerdere A4-tjes, maar Tom Mensink weet het samen te vatten in een simpel principe: jezelf zo snel mogelijk misbaar maken. Hij weet echter zelf ook dat dit vraagt om ‘ideale’ projectomstandigheden, iets wat in de praktijk zelden tot nooit voorkomt. Daarom is juist de projectleider bij uitstek degene die op elk niveau zijn handen uit de mouwen steekt waar dat nodig is.
Bekijk het uitgewerkte kennisprofiel van de Projectleider...
Projectleider: de haarlemmerolie van het project
Tom Mensink heeft zo’n beetje alle IT-functies doorlopen die sinds de uitvinding van de computer het levenslicht zagen: ontwikkelaar, ontwerper, architect, informatieanalist, projectleider, interim-manager etc. Hij werkt nu bij Info Support als Projectleider C, hetgeen betekent dat hij gekwalificeerd is voor de ‘grotere’ (10-15 personen) projecten.
Een van zijn belangrijkste projecten is het Prisma-project bij Philips Lighting geweest. Hierbij is gebouwd aan een toegankelijk informatiesysteem waarin relevante productdata zijn opgeslagen, die vervolgens via het web kunnen worden ontsloten. Mensink leidde de twee projectteams die hiervoor de verschillende applicaties ontwikkelen: het ene team in .NET, het andere in Visual Basic.
Duizendpoot en troubleshooter
Het project geeft volgens Mensink een goede illustratie van zijn werk als projectleider. Dat werk speelt zich volgens ‘het boekje’ louter af op het niveau van planning en coördinatie. In de praktijk is een projectleider volgens Mensink echter de “haarlemmerolie” die bijspringt en ingrijpt waar dat nodig is. “Vaak ben je nauw betrokken bij zaken als procesbegeleiding en kwaliteitbewaking. Maar ook ben je soms bezig met het inrichten van een testomgeving of moet je als moderator ingrijpen wanneer zich persoonlijke problemen in het team voordoen.”
Vanuit zijn veelzijdige en technisch georiënteerde verleden ligt hem die rol van duizendpoot en troubleshooter goed. Maar tegelijkertijd beseft hij dat hij daar niet te ver in moet gaan. “Je mag je niet verliezen in de details. Het is natuurlijk handig wanneer ik een concreet probleem door eigen ingrijpen snel kan oplossen, maar ik moet wel gefocust blijven op het project als geheel. De projectleider mag geen manusje-van-alles worden. Misschien is het wel één van de belangrijkste eigenschappen van een projectleider: weten waar dat onderscheid precies ligt.”
Omgaan met mensen
Het zwaartepunt in de taak van een projectleider ligt doorgaans in de eerste fase van een project, vertelt Mensink. “Dan moet je de lijnen uitzetten en de voorwaarden bepalen die de rest van het project blijven doorwerken. Doe je dat goed, dan heb je daar de rest van de tijd profijt van.” Daarnaast probeert hij zo snel mogelijk owners aan te trekken voor de verschillende onderdelen van het project, zodat anderen dan hijzelf daar verantwoordelijk voor zijn. “In feite zou je kunnen zeggen dat ik mezelf zo snel mogelijk misbaar wil maken. Wanneer ik me twee weken lang afzijdig kan houden van een project, zonder dat dit leidt tot aantasting van tempo, kwaliteit of teamgeest, dan vind ik dat ik m’n werk goed gedaan heb.”
Die benadering houdt tevens in dat, meer dan bij andere IT-functies, het beoordelen van, en kunnen omgaan met mensen een onmisbare eigenschap is voor een projectleider. “Je moet bijvoorbeeld kunnen inschatten hoeveel verantwoordelijkheid je iemand kunt geven. Als je daar te behoudend in bent dan heb je zelf vaak meer werk en haal je ook minder uit je collega’s”. Het om kunnen gaan met mensen is niet alleen belangrijk in de contacten met de projectmedewerkers, maar ook met de klant. De projectleider vervult immers een spilfunctie tussen het team en de opdrachtgever of, in andere gevallen, tussen het team en het management. Mensink hanteert daarbij graag het GOKIT-model (geld, organisatie, kwaliteit, informatie en tijd) omdat deze factoren goed weergeven in welk krachtenveld een project zich doorgaans bevindt. Mensink: “Sneller afmaken? Kan, maar dat kost meer geld, of de kwaliteit gaat omlaag. Door duidelijk te maken wat de relatie is tussen de verschillende GOKIT-factoren kom je er meestal wel uit, ook met niet-technici.”
Blijven leren
Een standaard-opleiding voor projectleiders is er niet. Volgens Tom Mensink houdt het leren in elk geval nooit op. “Theoretisch zou je aan een goed cursusprogramma op het gebied van projectmanagement, zoals Prince2, voldoende hebben. Maar in de praktijk blijkt een zekere basiskennis van andere projectniveau’s onontbeerlijk: infrastructuur, techniek (zoals .NET) en procesmanagement (zoals RUP).”
Tom Mensink doorliep, toen hij in 2000 bij Info Support kwam, een breed opleidingstraject van twee maanden. Sinds die tijd volgt hij elk jaar nog altijd enkele cursussen en opleidingen. “Soms zijn het opfriscursussen en soms gaat het om nieuwe technologieën, zoals .NET. Daarnaast is je cursusbehoefte ook deels afhankelijk van je eigen interesses en de ontwikkeling van je functie. Zo zou ik nu wel eens wat ‘zachte’ cursussen op het gebied van teambegeleiding en conflictmanagement willen doen. Je blijft voortdurend in de weer, maar dat is zeker ook het aantrekkelijke van deze functie.”
Opleidingsplan Projectleider
Projectmanagement trainingen Een van de belangrijkste (en duidelijkst omschreven) taken van een projectleider is het managen van het project. Dit management betreft voornamelijk het plannen en coördineren van het project. Met betrekking tot projectmanagement is een aantal standaard methodieken beschikbaar, waaronder Prince2, SDM of DSDM. Aangezien veel projectleiders voor hun nuttige aspecten ‘lenen’ van de verschillende methodieken, is een algemeen beeld van de verschillende methodieken handig.
Procesmanagement trainingen Binnen projecten waarin software wordt ontwikkeld, zijn nogal wat verschillende methodieken om het proces aan te pakken. Zo kan er gebruik gemaakt worden van de traditionele waterval methoden, of van de iteratieve methoden. Aangezien tegenwoordig veel gebruikt gemaakt wordt van iteratieve methoden, is het van belang om een goed beeld te hebben wat bijvoorbeeld RUP hierin kan betekenen. Onder andere het aspect van fases, iteraties en beschrijvingen van de op te leveren artifacts is iets wat in veel projecten toegepast kan worden.
Infrastructurele trainingen
Met betrekking tot infrastructuur heeft de projectleider kennis nodig van de mogelijkheden en de onmogelijkheden. Ook is een stuk basiskennis van het gebruikte platform belangrijk om met de betrokkenen te kunnen overleggen. Naast deze kennis over het gebruikte platform, is ook een basiskennis van verschillende serverproducten handig. Technische trainingen Omdat de projecten allemaal met een stuk software-ontwikkeling te maken hebben, is het belangrijk dat de projectleider een beeld heeft van de mogelijkheden en toepassingsgebieden van de gebruikte technieken. In dit geval is een stuk .NET kennis handig, maar dat zou net zo makkelijk J2EE kennis kunnen zijn.
Elk seizoen (Spring, Summer, Autumn en Winter) krijgt de training een update. Wil je als ervaren Java programmeur bijblijven? Dan is deze training precies wat je zoekt!
